MANAJEMEN PENGELOLAAN P2TP2A

Pembahasan Materi
1.    Manajemen Perencanaan Program
2.    Manajemen Keuangan
3.    Manajemen Administrasi Perkantoran
4.    Manajemen Pengelolaan SDM
5.    Manajemen Pembinaan Jaringan

Pengertian Pengelolaan
    Suatu proses yang mengatur dan mengawasi semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dalam pencapaian tujuan dalam suatu organisasi;
    Mengelola yaitu mengoperasikan dan memelihara seluruh kegiatan yang ada dalam suatu organisasi.

MANAJEMEN PERENCANAAN
Perencanaan Program  P2TP2A
    Menentukkan tujuan dan prioritas kegiatan yang sesuai dengan kondisi masing-masing daerah;
    Program dibuat harus mencantumkan jenis kegiatannya, kapan dimulai dan berakhir, frekuensi,biaya,siapa pelaksana,bagaimana melaksanakannya;
    Disainnya atau bentuk sesuai dengan keinginan dan kebutuhan program (sederhana /sulit).

Siapa dan Bagaimana Membuat Progam?
1.    Semua unsur yang terlibat dalam organisasi P2TP2A (Bidang,Divisi,Seksi);
2.    Program dibuat untuk satu tahun;
3.    Setiap Penyusun Program harus koordinasi satu dengan lainnya;
4.    Program yang disepakati disahkan Ketua P2TP2A.

Rencana Program Kegiatan Anggaran Tahunan
Rencana kegiatan harus meliputi:
1.    Kegiatan setiap Bagian/Bidang dlm Org;
2.    Uraian jenis kegiatan program dlm 1 thn;
3.    Jumlah /Volume Kegiatan dlm 1 thn;
4.    Uraian keluaran/output yang diharapkan;
Uraian manfaat /hasil yang diharapkan

Rencana Aksi
Manfaat Rencana Aksi:
1.    Mengkaji ulang rencana
2.    Mempertegas perencanaan
3.    Kemungkinan Revisi terhadap rencana
4.    Sosialisasi rencana aksi terhadap unsur terkait

Monitoring dan Evaluasi
    Monitoring mengawasi apakah pelaksanaan program berjalan masih berada pada jalurnya
    Evaluasi kegiatan untuk melihat proses hasil yang dicapai dengan memperhatikan dan menilai apakah kegiatan masih ada dalam jalur

Apa yang di Evaluasi
1.    Sasaran kegiatan,hasil kegiatan,apakah kegiatan dpt dikembangkan, apa perlu diganti, berjalan dgn baik, keuntungan dan kerugian;
2.    Siapa pelaksana evaluasi:
–    Pelaksana / Pengelola/Masyarakat
–    Penerima manfaat
–    Badan Penyandang Dana
3.    Kegunaan untuk pembuatan program yad.

Manajemen Keuangan
Perencanaan Keuangan dan anggaran adalah ramalan kebutuhan & keadaan keuangan yad  Fungsi :
1.    Menunjukkan jumlah dan waktu kebutuhan dana yad;
2.    Sebagai tindakan perbaikan jika tdk cocok;
3.    Dasar evaluasi atas kegiatan.

Biaya
Seluruh biaya disebut sbg biaya TOTAL
Biaya total dibagi 2
1.    BIAYA TETAP ialah biaya yang dikeluarkan secara rutin misal; gaji,sewa gedung,listrik,
2.    BIAYA VARIABLE adalah biaya yang dikeluarkan menurut jenis kasus yang ditangani.
Untuk kemudahan biaya dapat dibuat dalam
bentuk paket /volume

Arus Kas
Pengertian Arus kas adalah:
1.    Perbedaan antara total penerimaan /pemasukkan dibandingkan dengan total pengeluaran/pemakaian dana dalam sautu periode tertentu;
2.    Uang masuk dan keluar harus dicatat dlm buku kas harian atau bulanan sesuai urutan kejadian.

Mengelola Kantor
Mengelola suatu kantor dibutuhkan
1.    Ditetapkan penanggung jawab kantor
2.    Tetapkan pembagian tugas yang jelas untuk setiap orang
3.    Perhatikan layout /tata letak peralatan kantor
4.    Penetapan ruang sesuai fungsi
5.    Tentukan sistim tata persuratan dan pengarsipan
6.    Mengatur hari dan jam kerja

Sistim Tata Persuratan
    Sistim tata persuratan adalah suatu prosedur yang mengatur dan membuat ketetapan agar sesuai dengan ketentuan yang disepakati ( nama, simbol, kop surat, alamat lengkap,  telepon, no surat dll)
    Seluruh pegawai harus tunduk dan taat serta mengikuti  ketentuan yang telah ditetapkan  

Surat Menyurat
Surat harus dibuat dengan ketentuan sbb:
    Kata pembuka surat
    Tetapkan tujuan yang ingin dicapai
    Gunakan kata-kata yang singkat
    Pesan yang ingin disampaikan harus jelas
    Hindari kata singkatan yang tdk dimengerti
    Kata penutup surat

Sistim Pengarsipan
    Arsip adalah penyimpanan dan penyusunan surat ,dokuman,laporan pada suatu tempat agar mudah ditemukan
    Tujuan arsip / filing adalah penyimpanan arsip dalam jangka waktu tertentu
    Gunakan sistim filing yang paling mudah separti penggunaan urutan nomor

Perencanaan Organisasi
Perencanaan Pengelolaan Organisasi
1.    Siapkan stuktur organisasi P2TP2A
2.    Buat Kriteria Pengurus Organisasi
3.    Buat pembagian Tugas dan Fungsi dalam organisasi sesuai bidangnya

Kriteria Pengurus
    Perhatikan bidang keahlian ilmu
    Memiliki Motivasi/semangat
    Mempunyai Dedikasi
    Memiliki Kemampuan Memimpin

Tugas Pokok dan Fungsi
Kemungkinan pembagian tugas dan fungsi:
1.    Pelayanan dan Pemulihan
2.    Pendampingan dan Advokasi
3.    Pendidikan ,Kajian dan Pelatihan
4.    Penguatan Jaringan dan Informasi dan Dokumentasi
5.    Kesekretariatan
Semua disesuaikan kebutuhan …!

Pengembangan Pengurus
    Memberi dan mengikuti pelatihan untuk menambah pengetahuan secara berkala
    Mengadakan Kunjungan Kerja ketempat P2TP2A yang lain sebagai pembanding
    Mengikuti kegiatan Mitrakerja

Mendayagunakan relawan
    Relawan adalah seseorang yang memberikan bantuan tenaganya atas kehendak sendiri ,sukarela tanpa imbalan
    Relawan bertugas dilapangan sebagai pendamping klien/korban
    Relawan harus melalui prosedur seleksi
    Relawan harus menjalani pelatihan

PEKERJA SOSIAL
Pekerja Sosial/Social Worker
  adalah seseorang yang melakukan pelayanan profesional berdasarkan ilmu pengetahuan dan keterampilan dalam relasi kemanusiaan yang bertujuan membantu individu/kelompok untuk mencapai kepuasan dan kemandirian pribadi dan sosial

MANAJEMEN PEMBINAAN JARINGAN
Pengertian Jaringan
“Jaringan adalah suatu usaha untuk menjalin dan menanamkan hubungan kerjasama yang baik dan saling menguntungkan dengan pihak diluar organisasi P2TP2A”

Maksud dan Tujuan Jaringan
Agar Pesan Yang Ingin Disampaikan Oleh P2TP2A Dapat Tercapai

Anggota Jaringan
    Kelompok masyarakat  yang melayani jasa konseling (Pusat Krisis, LBH,LSM)
    Institusi Lembaga Negara Penyedia Layanan Kesejahteraan
    Aparatur negara Bidang Hukum
    Pusat Studi Wanita
    Media
    Donatur/perorangan

Pembinaan Jaringan
    Penyebar luasan informasi tentang P2TP2A
    Sosialisasi keseluruh lapisan masyarakat, institusi,lembaga masyarakat
    Pembuatan instrumen untuk penyebaran informasi
    Penyusunan jaringan Informasi melaui internet , media
    Pembentukkan jaringan kerja melalui pertemuan /diskusi
    Pembuatan Nota Kesepahaman Bersama / MoU